Rechnungs-Generator

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Was ist eine Rechnung?

Eine Rechnung ist ein Dokument, das die Produkte und Dienstleistungen auflistet, die ein Unternehmen einem Kunden zur Verfügung stellt, und das eine Verpflichtung des Kunden zur Bezahlung dieser Produkte und Dienstleistungen durch das Unternehmen begründet.

Die Rechnungsstellung ist für kleine Unternehmen von entscheidender Bedeutung, da Rechnungen die Geschäftsdokumente sind, die es Unternehmen ermöglichen, für ihre Dienstleistungen bezahlt zu werden.

Eine beliebte Möglichkeit, mit Rechnungen zu beginnen, sind Rechnungsvorlagen. Mit Rechnungsvorlagen sparen Sie Zeit, so dass Sie nicht bei jeder Rechnungsstellung die gleichen Informationen erneut eingeben müssen.

Sowohl für das Unternehmen, das die Rechnung sendet, als auch für den Kunden, der sie erhält, sind Rechnungen ein wichtiger Zweck. Für kleine Unternehmen trägt eine Rechnung dazu bei, den Zahlungsprozess zu beschleunigen, indem sie dem Kunden eine Benachrichtigung über die fällige Zahlung zukommen lässt. Für Kunden bieten Rechnungen eine organisierte Aufzeichnung einer Ausgabe mit detaillierten Angaben und können bei der Buchführung helfen.

Diese Themen helfen Ihnen zu verstehen, was eine Rechnung ist, damit Sie Rechnungen für kleine Unternehmen erstellen können:

Was ist die Definition von Rechnung?

Der Begriff Rechnung wird vom Oxford English Dictionary definiert als "eine Liste von gesendeten Waren oder erbrachten Dienstleistungen mit einer Aufstellung der dafür fälligen Summe; eine Rechnung".

Rechnungen sind das Rückgrat des Buchhaltungssystems für kleine Unternehmen. Eine Rechnung sagt Ihrem Kunden, wie viel er Ihnen schuldet, wann die Zahlung fällig ist und welche Dienstleistungen Sie erbracht haben.

Wofür wird eine Rechnung verwendet?

Rechnungen werden als Ausgangsbeleg für die Geschäftsbuchhaltung verwendet. Rechnungen sind hilfreich für die Erfassung aller Verkaufstransaktionen, die ein Unternehmen mit seinen Kunden tätigt. Rechnungen werden von Unternehmen u.a. für eine Vielzahl von Zwecken verwendet:

  • Um rechtzeitige Zahlungen von Kunden zu fordern
  • So behalten Sie den Überblick über die Verkäufe
  • Zur Verfolgung des Lagerbestands, für Unternehmen, die Produkte verkaufen
  • So prognostizieren Sie zukünftige Verkäufe anhand historischer Daten
  • So erfassen Sie Unternehmenseinnahmen für die Steuererklärungen

Was ist eine Rechnungs-ID?

Eine Rechnungs-ID, auch als Rechnungsnummer bekannt, ist eine eindeutige Nummer, die jeder Rechnung, die ein Unternehmen erstellt, zugeordnet wird. Die Rechnungsnummer ist ein entscheidendes Rechnungselement, da sie es einem Unternehmen ermöglicht, einzelne Transaktionen mit Kunden leicht zu identifizieren und zu referenzieren.

Eine Rechnungs-ID kann sowohl Zahlen als auch Buchstaben enthalten. Obwohl Rechnungen nicht unbedingt fortlaufend nummeriert werden müssen, müssen Sie ein konsistentes Rechnungs-ID-System einrichten und sicherstellen, dass Sie eine Rechnungsnummer nicht mehr als einmal vergeben.

Wie man Rechnungsnummern zuweist

Es gibt verschiedene Ansätze, die Unternehmen bei der Vergabe von Rechnungsnummern verfolgen können. Im Folgenden sind einige gängige Ansätze für die Zuweisung von Rechnungsnummern aufgeführt:

FORTLAUFEND

Dies ist die einfachste Art und Weise, Rechnungsnummern zuzuweisen, und ist die Standardmethode, die von den meisten Rechnungsstellungsprogrammen verwendet wird. Um fortlaufende Rechnungsnummern zuzuweisen, würden Sie mit einer beliebigen Nummer (normalerweise 1) beginnen und jeder fortschreitenden Rechnung die nächste Nummer in der Folge zuweisen. Zum Beispiel:

  • Rechnung #001
  • Rechnung #002
  • Rechnung #003

Fortlaufende Rechnungsnummern machen es einfach, konsistent zu bleiben und stellen sicher, dass Sie niemals doppelte Rechnungs-IDs zuweisen.

CHRONOLOGISCH

Bei der Vergabe von Rechnungsnummern nach der chronologischen Methode sortieren Sie alle Rechnungen nach dem Erstellungsdatum. Die erste Nummernfolge in der ID bezieht sich daher immer auf das Datum. Nach dem Datum wird Ihre Rechnungsnummer auch eindeutige Nummern enthalten, die dieser Rechnung zugeordnet sind. Sie können für chronologische Rechnungsnummern jedes beliebige Datumsformat verwenden. Wenn eine Rechnung beispielsweise am 30. September 2018 erstellt wird und die eindeutige Rechnungsnummer 0022 lautet, könnten Sie der Rechnung diese Nummer zuweisen: 2018-09-30-0022.

NACH KUNDEN-ID

Einige Unternehmen weisen jedem ihrer Kunden eindeutige Kunden-IDs zu, und Sie können die Kunden-ID zur Zuordnung von Rechnungsnummern verwenden. Das Verfahren für die Zuordnung von Rechnungsnummern anhand der Kunden-ID ähnelt dem Verfahren für die chronologische Nummerierung. Die Rechnungs-ID beginnt mit der Kunden-ID-Nummer, dann folgt eine eindeutige Nummer. Wenn Sie Ihrem Kunden beispielsweise eine Kunden-ID-Nummer von 490 zugewiesen haben und die von Ihnen verwendete eindeutige Nummer 004 ist, können Sie mit dem Kunden-ID-Ansatz eine Rechnungsnummer von 490-004 zuordnen.

NACH PROJEKT-ID

Wenn Ihr Unternehmen an mehreren Projekten gleichzeitig arbeitet und Sie Kunden nach Projekten abrechnen, sollten Sie die Rechnungsnummern nach Projekt-ID zuordnen. Diese Methode ist in der Baubranche üblich. Um Rechnungsnummern nach Projekt-ID zuzuordnen, bezieht sich der erste Teil Ihrer Rechnungsnummer auf die Projekt-ID und der zweite Teil ist eine fortlaufende Nummer zur Unterscheidung zwischen verschiedenen Rechnungen, die für dieses spezielle Projekt ausgestellt wurden. Wenn Sie zum Beispiel eine Rechnung für Ihr Projekt 6221 erstellen, könnten Sie Ihre erste Rechnungsnummer für das Projekt als 6221-001 vergeben.

Wie sieht eine Rechnung aus?

Eine professionelle Rechnung sieht sauber, lesbar und einfach aus und enthält alle Einzelheiten über die erbrachten Dienstleistungen und die vom Kunden gewünschte Zahlung. Eine professionelle Rechnung sollte immer enthalten:

  • Ihre geschäftlichen Kontaktinformationen
  • Die Kontaktinformationen Ihres Kunden
  • Eine Rechnungs-ID oder Rechnungsnummer
  • Zahlungsbedingungen und -fristen
  • Eine detaillierte Liste der erbrachten Dienstleistungen
  • Der fällige Betrag

Wie stelle ich Rechnungen an Kunden aus?

Um Ihren Kunden Rechnungen zu stellen, sollten Sie eine Rechnung erstellen und versenden, sobald Sie die Arbeit an einem Projekt abgeschlossen haben. Auf diese Weise haben Sie die Details der Arbeit immer wieder vor Augen und sollten die Zahlung so schnell wie möglich erhalten. Vergewissern Sie sich, dass Ihre Rechnung alle Angaben enthält, die Ihre Kunden zur Zahlung an Sie benötigen, einschließlich Ihres Firmennamens, des Fälligkeitsdatums der Rechnung und des fälligen Gesamtbetrags.